Elektronická fakturace a formát ISDOC

IT SYSTEMS 5/2013

Od počátku letošního roku jsou díky legislativním změnám elektronické faktury postaveny na roveň papírovým. Co to znamená pro firmy a podnikatele? Potenciálně celou řadu úspor a výhod plynoucích ze zjednodušení a automatizace základních firemních procesů.

„Elektronická fakturace“ je ideálním řešením pro firmy všech velikostí z mnoha důvodů. Celý proces vystavování i přijímání faktur se z velké části zautomatizuje a zrychluje a šetří nejen čas zaměstnanců, ale také náklady na rozesílání poštou, náklady spojené s archivací apod. Zasílání faktur elektronickou cestou není zdaleka novinkou, mezi mnoha podnikatelskými subjekty je již běžně zaužívanou formou jejich doručování. Nedávná úprava v legislativě má ale praktické dopady, které elektronickou fakturaci pro většinu podniků a podnikatelů podstatně zjednodušují.

Nová legislativa firmy zbavuje povinnosti používat elektronický podpis (kvalifikovaný osobní či systémový certifikát) či důvěryhodný archiv, na druhou stranu ale vyžaduje i nadále zachovat věrohodnost původu daňového dokladu (faktury), neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost, a to od okamžiku jeho vystavení do konce doby jeho uchovávání. Obecnou podmínkou je, aby byla cesta finančního toku dohledatelná, a to například na základě objednávky, kterou firma musí evidovat, dodacího listu, evidence zásob, tak aby nevznikla pochybnost, že peníze přišly nebo odešly, aniž by vše bylo podloženo náležitými dokumenty – jinými slovy, v případě potřeby je třeba doložit tzv. auditní stopu. Tato tzv. auditní stopa však z pohledu případné daňové kontroly není novinkou. Stejné podmínky pak „nově“ platí také pro daňové doklady – faktury v listinné podobě, což lze brát jako další impulz pro přechod na elektronickou fakturaci. Způsob zajištění věrohodnosti, neporušenosti obsahu a čitelnosti faktury si však každý subjekt může zvolit sám. Rozhodnutí postavit elektronickou fakturu na roveň papíru tak vyvolalo řadu diskusí na toto téma a také nutnost najít taková technická řešení, která pokryjí všechny stávající právní normy související s touto problematikou.

Formát ISDOC

Jak již bylo zmíněno, nemalou roli v praxi hraje standardizovaný formát pro elektronickou fakturaci ISDOC (Information Systems Document), který je široce podporován již prakticky všemi českými dodavateli ERP. Firmy, které používají odlišná ERP, tak mohou bez problému zasílat i přijímat faktury v tomto formátu od svých partnerů, dodavatelů či odběratelů. Elektronické zpracování faktur přináší řadu praktických výhod a může pomoci zamezit celé řadě problémů. Odbourává především podstatnou část manuální lidské práce a papírování. Faktura může být doručena například e-mailem, fakturační data jsou automaticky načtena do modulu přijatých faktur, kde se zpracovávají standardním způsobem. Na samotných pracovnících již zůstává pouze validace správnosti načtených dat. Pokud jde o spolehlivou archivaci, může si zákazník objednat důvěryhodný archiv jako službu. Zcela odpadají poštovní náklady na rozesílání vydaných faktur či náklady na papírový archiv vydaných i přijatých faktur.

Přínosy v praxi

Jednou z firem, která se rozhodla přejít na elektronickou fakturaci, je společnost OKD, která si se svými dodavateli dohodla zasílání výhradně elektronických faktur, a to formou příloh ve formátu ISDOC(x) – automaticky se načítají do systému SAP, zde se dále zpracovávají a nakonec se archivují v důvěryhodném archivu.

Příklad elektronického zpracování faktur ve společnosti OKD—„Celý proces zpracování faktur se zrychlil a zjednodušil. Faktura přijde již v elektronické podobě (přesněji v podobě strukturovaných dat), a tudíž odpadají čas a náklady spojené s digitalizací ‚papírové‘ faktury. Automatizovaně vytěžovaná data pak zkracují další díl času potřebný na zpracování přijaté faktury v účetním systému. Elektronické faktury přicházejí průběžněji, takže je i optimálněji využit čas účetní. Navíc na takto přijaté faktury lze ‚nasadit‘ již při jejich příjmu více automatizovaných kontrol (např. oproti smlouvám, příjmům na sklad apod.), a tím také zrychlit a zjednodušit jejich schvalování jak osobou odpovědnou za zaúčtování, tak i osobou odpovědnou za účetní případ. Navíc data do účetního systému nikdo ‚nepřepisuje‘, takže se zmenšuje riziko chyby lidského faktoru. Našim dodavatelům jednou denně potvrzujeme přijetí jejich faktur do našeho účetního systému, takže i oni mají přehled, zdali vůbec faktura dorazila. Budeme-li se bavit o financích, tak v závislosti na vnitřní organizaci účetnictví každé společnosti lze úspory u výstavce faktury odhadnout na 26 až 46 korun za kus, u příjemce pak asi na dvacet korun,“ popisuje Ing. David Zajonček, vedoucí týmu přijatých faktur ze společnosti OKD. „Další velkou výhodou pro zákazníka je, že kniha došlých faktur obsahuje více dat (metadat), a je tak možno vyhledávat přijaté faktury podle více kritérií, než je tomu v případě použití ‚standardních‘ modulů vedlejších knih dodavatelů či vyhledávání dle účetních zápisů v hlavní knize,“ dodává David Zajonček.

Ke změně legislativy došlo teprve letos v lednu a jedinou překážkou tak zůstává mentální bariéra způsobená opatrností některých firem. Nicméně zavedení elektronické fakturace po technické stránce nepředstavuje žádný velký problém a výhody, které firmám a organizacím přináší, jsou silnou motivací, aby svůj postoj přehodnotily. Klíčovým faktorem je pak především vzájemná shoda mezi jednotlivými stranami, které musejí s přechodem na elektronickou cestu zpracování faktur oboustranně souhlasit.